Organisationstalent und gutes Zeitmanagement sind gefragt!

Seit Februar 2011 bin ich als Sales-Koordinatorin bei EUROFORUM tätig. In den ersten Wochen erleichterte mir die intensive Einarbeitungs- und Einführungszeit den Start. Viele hilfreiche Schulungen und die Vorstellung jeder einzelnen Abteilung des Unternehmens schafften einen guten Überblick über die eigene Funktion und die gesamte Firma. Die gute Einarbeitungsphase und die Verantwortung für immer größere Projekte ließ das Gefühl des „Neuen Mitarbeiters" schnell verschwinden.

Meine Hauptaufgabe als Sales-Koordinatorin besteht darin, begleitende Fachausstellungen und Sponsorings zu unseren Konferenzen, Jahrestagungen und Seminaren zu organisieren und vor Ort umzusetzen. Dabei arbeite ich eng mit unseren Sales-Managern zusammen. Die Leistungen ihrer verkauften Pakete werden von mir umgesetzt.

Zum einen kümmere ich mich um die werbliche Präsenz der Aussteller und Sponsoren im Vorfeld der Veranstaltung, d.h. in allen Print-Materialien, die zur Vermarktung der Konferenz eingesetzt werden. Dazu gehören Konferenzbroschüren, Newsletter und Anzeigen sowie der Input für die Homepage der Veranstaltung. Unsere Kunden werden hier als Aussteller bzw. Sponsoren der Konferenz angekündigt. Danach geht es an die konkrete Planung der Ausstellungsflächen und die Organisation der Ausstellung in Zusammenarbeit mit dem Hotel. Hier erstelle ich Standpläne, plane den Auf- und Abbau und kläre besondere Gegebenheiten wie z.B. Anlieferung, Lieferwege, Strom und Ausstattung der Ausstellungsstände. Alles in allem bin ich verantwortlich für alle organisatorischen Abläufe und die Betreuung der Kunden, denen ich für jegliche Fragen zur Verfügung stehe. Da wir sehr hochwertige Veranstaltungen für eine hochkarätige Zielgruppe produzieren, handelt es sich bei unseren Kunden um sehr anspruchsvolle Führungskräfte.

Um die Präsenz der Aussteller und Sponsoren auf unseren Veranstaltungen zu erhöhen, lasse ich z.B. Banner, Tischdisplays, Give-Aways oder Konferenztaschen erstellen und mit Firmenlogos branden. Hier arbeite ich mit unterschiedlichen Dienstleistern zusammen. Je nach Sponsoring-Paket stehen immer wieder neue und interessante Aufgaben an. Bei einem Sponsor der Abendveranstaltung fällt auch mal die Organisation einer Abendveranstaltung in mein Zuständigkeitsfeld.

Eine ständige Kommunikation mit den Kunden und dem Veranstaltungshotel ist sehr wichtig, um einen reibungslosen Ablauf vor Ort zu sichern. Aber auch die Zusammenarbeit mit dem gesamten Team muss funktionieren. Um ein einheitliches Gesamtbild von Konferenz und Ausstellung vor Ort zu gewährleisten, spreche ich viele organisatorische Dinge mit der Konferenz-Koordinatorin ab.

Vor Ort betreue ich dann den Auf- und Abbau und bin Schnittstelle zwischen Ausstellern und dem Hotel. Dabei stehen immer wieder neue Aufgaben an. Es macht Spaß auch für komplizierte Situationen eine Lösung zu finden. Während der Konferenz zeigt sich dann, ob die Veranstaltung im Vorfeld perfekt organisiert wurde. Ein reibungsloser Auf- und Abbau, ein schönes Ausstellungsbild mit vielen Besuchern und natürlich zufriedene Aussteller und Teilnehmer bestätigen die gute Vorbereitung.

Die Herausforderung meiner Arbeit ist ein gutes Zeitmanagement, da oft viele Veranstaltungen parallel organisiert werden müssen. Sorgfältiges Arbeiten und eine übersichtliche Struktur ist hierfür unbedingt notwendig. Viel Kundenkontakt, Eigenverantwortung und Team-Work halten jeden Tag neue Herausforderungen bereit. Ein rund um abwechslungsreicher Job!

Sarah von Hagen
Koordinatorin Sponsoring/Ausstellungen