Kein reiner Bürojob – Die Arbeit als Konferenz-Koordinatorin

Als Konferenz-Koordinatorin verbindet man Büroarbeit mit Reisen in ganz Deutschland. Ich betreue Veranstaltungen in allen organisatorischen Belangen von der Entwicklung über die Durchführung bis zur Nachbereitung. Langeweile kommt dabei ganz und gar nicht auf, denn jede Veranstaltung ist anders und bringt immer neue Herausforderungen mit sich! Teamarbeit spielt dabei eine große Rolle. Jede mitwirkende Abteilung hat Ihre Aufgaben und nur zusammen ist es möglich, dass unsere Seminare und Konferenzen so erfolgreich sind.

Ich arbeite Hand in Hand mit meiner Konferenz-Managerin. In der Produktionsphase neuer Broschüren sorge ich für professionelle Druckvorlagen und kümmere mich um den Versand. Ich bin verantwortlich für alle organisatorischen Abläufe und plane mit den jeweiligen Hotels die Durchführung unserer Veranstaltungen. Welche Raumgröße wird benötigt? Welche Bestuhlungsform ist sinnvoll? Welche Technik ist erforderlich? – und noch viele weitere Fragen sind zu klären.
Daneben bin ich jederzeit Ansprechpartner für Teilnehmer und Referenten. Ich nehme Buchungen an, reserviere Hotelzimmer, versorge die Teilnehmer mit den Anreiseunterlagen und stehe für alle Fragen und Wünsche zur Verfügung.

Auch die Erstellung der Tagungsunterlagen liegt in meinen Händen und wird in Zusammenarbeit mit unserer Druckerei bearbeitet. Besonders wichtig ist hierbei ein guter Kontakt zu unseren Referenten, denn Ihre Beiträge sind die Grundlage für ein professionelles Nachschlagewerk für unserer Teilnehmer.

Während der Veranstaltung sorge ich vor Ort für einen reibungslosen Ablauf. Ich bin die Schnittstelle zwischen Referenten, Teilnehmern, Hotel und Technikern. Auf spontane Änderungen vor Ort muss man dabei immer eingestellt sein! Es macht großen Spaß so viel Eigenverantwortung zu haben und auch für schwierige Situationen am Ende eine Lösung zu finden. Man kommt als Konferenz-Koordinatorin auch in den Genuss, sich die verschiedensten Vorträge der Referenten anhören zu können und erweitert so mit jeder Veranstaltung sein Wissen.

Nach der Veranstaltung erfolgt die Nachbereitung : In diesem Prozess werte ich u.a. die ausgegebenen Bewertungsbögen aus und kann so feststellen, ob das Seminar oder die Konferenz erfolgreich war.

Die Arbeit ist sehr abwechslungsreich, denn jeder Tag ist anders und fordert Kreativität und Organisationstalent!

Michéle Reiher
Konferenz-Koordinatorin